Softphonie
La softphonie permet de téléphoner depuis votre ordinateur ou votre smartphone, sans combiné physique. La collectivité utilise la solution 3CX, accessible via une application bureau, mobile ou navigateur web.
SVI – Menu vocal (info agents)
Lorsque vous appelez le standard de la mairie, un menu vocal vous oriente automatiquement vers le bon service. En interne, les appels entrants peuvent être transférés directement vers un poste ou un groupe de sonnerie selon le service concerné.
Horaires de prise en charge des appels
Le standard téléphonique est actif aux horaires d'ouverture de la mairie : du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et de 14h à 17h, ainsi qu'un samedi matin sur deux de 9h à 12h. En dehors de ces horaires, les appels sont automatiquement renvoyés vers l'astreinte. Entre 12h et 14h, un message informatif invite les usagers à rappeler l'après-midi.
Messages exceptionnels
En cas de fermeture exceptionnelle ou d'événement particulier, le service informatique peut activer un message temporaire sur le standard. Si votre service est concerné, signalez-le à l'avance au service informatique pour programmation.
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PRÉREQUIS
Avant toute installation, votre compte 3CX doit être créé par la direction des moyens généraux. Vous recevrez ensuite un e-mail contenant un lien de configuration automatique, valable 24 heures. Si vous n'avez pas reçu cet e-mail ou si le lien a expiré, contactez la DMG.
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INSTALLATION
Selon votre appareil, voici comment installer l'application :
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PC : utilisez l'installeur transmis par le service informatique
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iPhone : recherchez 3CX Mobile sur l'App Store
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Android : recherchez 3CX Mobile sur Google Play
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Navigateur web : un accès via webclient est possible sans installation, à utiliser en cas de dépannage uniquement
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FONCTIONS ESSENTIELLES
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Appel interne : composez directement le numéro de poste de votre collègue ou tapez les premières lettres du prénom ou nom
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Appel externe : composez le 0 suivi du numéro complet
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Mise en attente : cliquez sur l'icône pause pendant l'appel
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Transfert d'appel : cliquez sur Transfert, puis saisissez le numéro du destinataire
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Conférence à 3 : pendant un appel, cliquez sur + Ajouter pour inclure un troisième participant
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Renvoi d'appel : configurez le renvoi vers votre mobile ou votre messagerie depuis les paramètres de l'application
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STATUTS DE PRÉSENCE
Pensez à mettre à jour votre statut pour informer vos collègues de votre disponibilité :
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Disponible : vous pouvez recevoir des appels
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Ne pas déranger : les appels sont automatiquement renvoyés vers votre messagerie
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Absent : indique que vous n'êtes pas joignable momentanément
Pour changer de statut, cliquez sur votre nom en haut de l'interface 3CX.
D'autres statuts peuvent être configurés : Télétravail, temps partiel, etc